Jak działa plik xades i czym różni się od innych formatów podpisu elektronicznego?

Plik XAdES to technologia podpisu elektronicznego oparta na XML, używana do zapewnienia integralności i autentyczności dokumentów oraz spełniania wymagań prawnych, takich jak rozporządzenie eIDAS.

Co to jest plik XAdES i do czego służy

Plik XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) jest formatem podpisu elektronicznego opartym na technologii XML. Standard ten stosowany jest głównie do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej. Jego największą zaletą jest możliwość zabezpieczenia dokumentów przed ingerencją oraz zachowanie pełnej autentyczności danych.

Dzięki kompatybilności z regulacjami eIDAS, XAdES jest obligatoryjny w Polsce dla niektórych dokumentów urzędowych, takich jak sprawozdania finansowe czy e-faktury. XAdES oferuje trzy rodzaje podpisów: zewnętrzny, otaczający (enveloping) i otoczony (enveloped). W praktyce format ten stosowany jest nie tylko do plików XML, ale również do innych typów dokumentów, takich jak PDF, DOC, JPEG czy ZIP. Możliwość podpisywania różnych formatów dokumentów świadczy o ogromnej elastyczności XAdES i jego przewadze w licznych zastosowaniach.

Jak otworzyć plik XAdES na komputerze i telefonie

Otworzenie pliku XAdES wymaga dedykowanego oprogramowania obsługującego podpisy elektroniczne. W Polsce popularnymi programami są Sigillum Sign, Szafir oraz proCertum SmartSign. Aplikacje te umożliwiają zarówno otwieranie, jak i weryfikację podpisów.

Na telefonach można korzystać z mobilnych aplikacji do weryfikacji podpisów, oferowanych przez certyfikowanych dostawców. Ważne jest, aby pamiętać, że do weryfikacji potrzebne są zarówno podpisany plik, jak i certyfikat podpisowy, szczególnie w przypadku podpisów zewnętrznych. Istnieją też platformy online, takie jak mojeanalizy.pl, które umożliwiają sprawdzanie plików XAdES.

XAdES pozwala na przetwarzanie metadanych, takich jak data i godzina podpisu oraz informacje o algorytmie szyfrowania. Dane te można odczytać podczas weryfikacji w dedykowanych aplikacjach. Sigillum Sign, jako jedno z bardziej zaawansowanych narzędzi, pozwala dodatkowo na generowanie szczegółowych raportów, co jest pomocne w bardziej wymagających procesach urzędowych czy biznesowych.

Kroki przy otwieraniu plików XAdES:

1. Pobierz certyfikowane oprogramowanie do weryfikacji.
2. Zaimportuj plik XML do aplikacji.
3. Przeprowadź proces weryfikacji integralności dokumentu.
4. Sprawdź metadane, takie jak data i godzina podpisu.

Podstawowe zastosowania plików w formacie XAdES

Pliki XAdES mają szerokie zastosowanie zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. W administracji publicznej format ten jest wykorzystywany do składania deklaracji podatkowych, wniosków do ZUS, sprawozdań finansowych czy dokumentów przetargowych, takich jak JPK czy JEDZ. Firmy stosują go do podpisywania kontraktów, faktur i umów biznesowych.

Dzięki swej elastyczności, XAdES umożliwia podpisywanie dużych plików (powyżej 25 MB), co czyni go szczególnie przydatnym w przypadku złożonych transakcji lub projektów. Format ten wykorzystywany jest również w systemie e-Faktura SAP, e-Deklaracjach czy Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Najważniejsze zastosowania XAdES obejmują:

• Elektroniczne kontrakty i umowy.
• Dokumenty urzędowe i sądowe.
• Wnioski o świadczenia i dotacje.
• Zabezpieczanie poufnych danych przed nieautoryzowanym dostępem.
• Elektroniczne przetargi w administracji publicznej.

Dodatkową zaletą tego formatu jest możliwość stosowania podpisów wielokrotnych lub kontrasygnat na jednym dokumencie, co sprawdza się w procedurach wymagających autoryzacji przez wiele osób.

Czy pliki XAdES są bezpieczne? Jak sprawdzić ich autentyczność

Pliki w formacie XAdES są uznawane za jedne z najbezpieczniejszych formatów podpisu elektronicznego. Weryfikacja podpisu polega na sprawdzeniu integralności dokumentu oraz autentyczności certyfikatu osoby podpisującej. Certyfikaty te są wydawane wyłącznie przez certyfikowane jednostki, co znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa.

Proces weryfikacji można przeprowadzić w specjalistycznym oprogramowaniu, takim jak Sigillum Sign czy Szafir. Podpis XAdES umożliwia także wykrycie nawet minimalnych zmian w dokumencie, co skutkuje negatywną weryfikacją podpisu. W przypadku podpisu w formacie XAdES-T, ze znacznikiem czasu, możliwe jest odczytanie precyzyjnego czasu złożenia podpisu.

Kroki, jak sprawdzić autentyczność pliku:

1. Wczytaj plik do oprogramowania weryfikującego.
2. Sprawdź, czy podpis spełnia standardy eIDAS.
3. Zweryfikuj datę, godzinę i ważność certyfikatu.
4. Upewnij się, że dokument nie został edytowany po podpisaniu.

Jeśli znakowanie czasem (np. w przypadku XAdES-BES) nie zostało wykonane, dokument może być trudniejszy do weryfikacji, co warto uwzględnić przy podpisywaniu ważnych dokumentów.

Różnice między formatami podpisu elektronicznego XAdES, PAdES i CAdES

Na rynku dostępne są trzy główne standardy podpisu elektronicznego: XAdES, PAdES i CAdES. Warto poznać ich różnice, aby świadomie wybrać odpowiedni format.

• XAdES: przeznaczony do plików XML, ale może być stosowany do wielu typów dokumentów. Obsługuje podpis zewnętrzny XML, co oznacza możliwość przechowywania dokumentu i podpisu osobno. Jest idealny do dużych plików i preferowany w administracji publicznej.
• PAdES: dedykowany wyłącznie dla plików PDF. Popularny w biurach i przy fakturach elektronicznych.
• CAdES: oparty na technologii CMS (Cryptographic Message Syntax). Stosowany głównie do podpisywania plików binarnych i prostych załączników.

XAdES wyróżnia się możliwością składania kontrasygnaty oraz obsługą wielu podpisów w jednym pliku, co daje większą elastyczność w procesach biznesowych. Dzięki zgodności z normami ETSI, jest on powszechnie uznawany w krajach Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.

Rozważając wybór formatu podpisu elektronicznego, należy uwzględnić potrzeby i rodzaje dokumentów, które wymagają podpisywania. Koszt uzyskania kwalifikowanego certyfikatu, umożliwiającego zastosowanie podpisu XAdES, wynosi od około 300 zł, w zależności od dostawcy i okresu jego ważności. XAdES to rozwiązanie uniwersalne i przyszłościowe, szczególnie cenione w branży technologicznej oraz administracji publicznej.